Urlaubsverwaltung – Urlaub & Abwesenheiten im Griff
Urlaubsanträge, Genehmigungen, Resturlaub, Krankmeldungen und Dienstreisen – alles in einem System. Stampfactory ersetzt Papierformulare und Excel-Listen durch einen digitalen Workflow.
Warum digitale Urlaubsverwaltung?
In vielen Unternehmen laufen Urlaubsanträge noch über E-Mails, Papierformulare oder Excel-Tabellen. Das führt zu Chaos: Wer hat noch wie viele Tage? Wann ist die Abteilung unterbesetzt? Hat der Chef den Antrag überhaupt gesehen?
Stampfactory digitalisiert den gesamten Prozess. Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge im Browser oder der App, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen ab, und das System berechnet den Resturlaub automatisch. Dazu kommen Krankmeldungen, Dienstreisen und Freizeitausgleich – alles in einem System.
Die Urlaubsverwaltung ist nahtlos in die Cloud-Zeiterfassung integriert. Urlaubstage werden automatisch in der Arbeitszeitberechnung berücksichtigt und im DATEV-Export mitgeführt.
Abwesenheitsarten
Alle Abwesenheiten in einem System
Urlaub
Bezahlter Erholungsurlaub mit automatischer Berechnung des Resturlaubs und Anspruchsverwaltung.
Krankheit
Krankmeldungen erfassen und dokumentieren. Krankheitstage werden in der Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
Freizeitausgleich
Überstunden durch Freizeit ausgleichen. Das Überstundenkonto wird automatisch reduziert.
Dienstreise
Dienstreisen mit Start-/Endzeit und Arbeitszeit-Zuordnung erfassen. Die Reisezeit wird automatisch berücksichtigt.
Feiertage
Feiertagskalender pro Bundesland hinterlegen. Feiertage werden automatisch in der Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
Halbe Urlaubstage
Halbe Urlaubstage sind möglich. Das System berechnet den Anspruchsverbrauch korrekt mit 0,5 Tagen.
Urlaubsverwaltung mit Stampfactory – die Funktionen
Digitaler Urlaubsantrag
Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge im Browser oder der App. Vorgesetzte erhalten eine Benachrichtigung und können direkt genehmigen oder ablehnen.
Genehmigungsworkflow
Dreistufiger Antragsstatus: offen, genehmigt, abgelehnt. Manager sehen alle Anträge ihres Teams auf einen Blick und können Überschneidungen erkennen.
Automatische Resturlaubsberechnung
Das System berechnet den verbleibenden Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter und Jahr automatisch. Wochenenden und arbeitsfreie Tage werden korrekt abgezogen.
Jahresübertragsberechnung
Am Jahresende wird der Resturlaub automatisch berechnet und ins neue Jahr übertragen. Die Übertragslogik läuft als automatischer Job am 1. Januar.
Überschneidungsprüfung
Stampfactory berechnet die Überschneidungsverteilung, damit Manager sehen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend wären.
Selbststornierung
Mitarbeiter können eigene Urlaubsanträge stornieren, solange sie noch im Status "offen" sind und der Urlaub in der Zukunft liegt.
Integration in Arbeitszeitberechnung
Urlaubstage, Krankheitstage und Freizeitausgleich werden automatisch in der monatlichen Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
Export für Lohnabrechnung
Alle Abwesenheitsdaten fließen automatisch in den DATEV-Export ein. Ihr Steuerberater erhält alle Informationen ohne Nachfragen.
Workflow
Vom Antrag zur Genehmigung in Sekunden
Antrag stellen
Mitarbeiter wählt Datumsbereich und Abwesenheitsart im Browser oder der App.
Manager benachrichtigt
Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung und sieht den Antrag im Dashboard.
Genehmigen / Ablehnen
Der Manager prüft Überschneidungen und genehmigt oder lehnt den Antrag ab.
Automatische Buchung
Nach Genehmigung wird der Urlaub im Kalender eingetragen und der Resturlaub aktualisiert.
Gesetzliche Pflicht: Urlaub dokumentieren
Arbeitgeber sind verpflichtet, den Urlaub ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren und den Resturlaub nachweisbar zu führen. Seit dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung (2019) und dem BAG-Urteil (2022) gilt zudem eine umfassende Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten.
Stampfactory erfüllt diese Anforderungen automatisch: Urlaubsanspruch, genommene Tage, Resturlaub und alle Abwesenheiten werden lückenlos dokumentiert und können jederzeit als Nachweis exportiert werden.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur Urlaubsverwaltung
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