Dienstplanung – Wer arbeitet wann?
Erstellen Sie Dienstpläne direkt in Stampfactory. Planen Sie Schichten, weisen Sie Mitarbeiter zu und vergleichen Sie Soll- mit Ist-Zeiten – alles in einem System mit Ihrer Zeiterfassung.
Was ist Dienstplanung – und warum gehört sie in die Zeiterfassung?
Dienstplanung bedeutet, Mitarbeiter auf Schichten, Tage und Einsatzorte zu verteilen – unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitsalden und gesetzlichen Vorgaben. In vielen Unternehmen passiert das heute noch in Excel, auf Papier oder in einem separaten Tool, das nicht mit der Zeiterfassung verbunden ist.
Das Problem: Wenn Dienstplan und Zeiterfassung getrennt laufen, fehlt der automatische Abgleich zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit. Abweichungen werden erst bei der Lohnabrechnung entdeckt – oder gar nicht.
Stampfactory integriert die Dienstplanung direkt in die Cloud-Zeiterfassung. Sie erstellen den Dienstplan, Ihre Mitarbeiter stempeln ein und aus, und das System vergleicht Soll und Ist in Echtzeit. Überstunden, Fehlzeiten und Abweichungen werden sofort sichtbar.
Herausforderungen
Typische Probleme bei der Dienstplanung
Excel-Chaos
Dienstpläne in Excel sind fehleranfällig, schwer zu teilen und nicht mit der Zeiterfassung verbunden. Änderungen gehen unter.
Zwei Systeme, keine Verbindung
Dienstplan in Tool A, Zeiterfassung in Tool B. Abweichungen zwischen Soll und Ist werden erst bei der Lohnabrechnung entdeckt.
Unterbesetzung & Überbesetzung
Ohne Überblick über Verfügbarkeiten und Urlaubsplanung entstehen Lücken im Plan oder zu viele Mitarbeiter pro Schicht.
Gesetzliche Vorgaben
Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen müssen eingehalten werden – in Excel kaum prüfbar.
Dienstplanung mit Stampfactory – die Funktionen
Visuelle Dienstplan-Ansicht
Erstellen Sie Dienstpläne in einer übersichtlichen Wochen- oder Monatsansicht. Drag-and-Drop-Zuweisung von Mitarbeitern auf Schichten.
Integration mit Arbeitszeitmodellen
Die Dienstplanung baut auf den hinterlegten Arbeitszeitmodellen auf. Tagschicht, Nachtschicht und dynamische Schicht werden automatisch berücksichtigt.
Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
Vergleichen Sie geplante Schichten mit den tatsächlichen Stempelzeiten. Abweichungen werden sofort sichtbar – nicht erst bei der Monatsabrechnung.
Verfügbarkeits-Prüfung
Das System zeigt automatisch an, welche Mitarbeiter im geplanten Zeitraum verfügbar sind. Urlaub, Krankheit und bereits zugewiesene Schichten werden berücksichtigt.
Ruhezeiten-Prüfung
Stampfactory warnt automatisch, wenn eine Schichtzuweisung die gesetzliche Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Einsätzen unterschreiten würde.
Mehrstufige Standort-Planung
Planen Sie Dienste für mehrere Standorte in einem System. Jeder Standort kann eigene Schichtmuster und Besetzungsanforderungen haben.
Mitarbeiter-Benachrichtigung
Mitarbeiter sehen ihren aktuellen Dienstplan in der App oder im Browser. Änderungen werden automatisch kommuniziert.
Verbindung zu Überstunden & DATEV
Geplante und tatsächliche Stunden fließen in die Überstundenberechnung und den DATEV-Export ein – ein durchgängiger Datenfluss ohne Medienbruch.
Vorteile
Warum Dienstplanung und Zeiterfassung zusammengehören
Ein System statt zwei
Dienstplanung und Zeiterfassung in einer Lösung. Kein Datentransfer, kein Abgleich, keine doppelte Pflege.
Soll-Ist in Echtzeit
Sehen Sie sofort, ob die geplanten Schichten mit der Realität übereinstimmen. Abweichungen werden farblich hervorgehoben.
Gesetzeskonform planen
Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen werden automatisch geprüft. Verstöße werden vor der Veröffentlichung angezeigt.
Weniger Planungsaufwand
Verfügbarkeiten, Urlaub und Qualifikationen sind automatisch sichtbar. Kein Nachfragen, kein Rätselraten.
Mobiler Zugriff
Mitarbeiter sehen ihren Dienstplan jederzeit in der App oder im Browser. Änderungen werden sofort angezeigt.
Korrekte Abrechnung
Geplante und geleistete Stunden fließen direkt in die Lohnabrechnung – mit automatischem DATEV-Export.
Dienstplanung: Excel vs. integriertes System
Excel / separate Tools
- Dienstplan in Excel, Zeiterfassung in einem anderen Tool
- Soll-Ist-Abweichungen werden erst am Monatsende erkannt
- Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten manuell prüfen
- Urlaubsplanung nicht im Dienstplan sichtbar
- Änderungen per Aushang oder WhatsApp kommunizieren
Stampfactory Dienstplanung
- Dienstplan und Zeiterfassung in einem System
- Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
- Automatische Prüfung von Ruhezeiten und ArbZG
- Verfügbarkeiten und Urlaub direkt im Plan sichtbar
- Änderungen automatisch per App und Browser kommuniziert
Für welche Branchen ist die Dienstplanung besonders relevant?
Überall dort, wo Mitarbeiter in wechselnden Schichten, an unterschiedlichen Einsatzorten oder mit variablen Arbeitszeiten eingesetzt werden:
Arbeitszeitgesetz beachten
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt klare Grenzen für die Dienstplanung: Maximal 8 Stunden pro Werktag (Ausnahme: bis 10 Stunden mit Ausgleich), mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten und gesetzliche Pausenzeiten.
Die Stampfactory Dienstplanung basiert auf den hinterlegten Arbeitszeitmodellen und berücksichtigt Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten automatisch.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur Dienstplanung
Dienstplanung und Zeiterfassung aus einer Hand
Testen Sie Stampfactory 6 Wochen kostenlos. Die Dienstplanung wird ab Q2 2026 als integriertes Modul verfügbar sein.