Warum brauchen Ingenieurbüros eine spezialisierte Zeiterfassung?

Ingenieurbüros arbeiten projektbasiert nach HOAI-Leistungsphasen. Eine allgemeine Zeiterfassung ohne Projekt- und Phasenzuordnung liefert keine verwertbaren Daten für die Honorarabrechnung und Nachkalkulation. Stampfactory wurde speziell für diese Anforderungen entwickelt – mit Projektzeiterfassung , Leistungsphasen-Zuordnung und projektbezogenen Auswertungen.

Können Arbeitszeiten nach HOAI-Leistungsphasen erfasst werden?

Ja. In Stampfactory legen Sie die neun Leistungsphasen nach HOAI als Kategorien an und ordnen jede gebuchte Stunde der entsprechenden Phase zu. So sehen Sie jederzeit, wie viel Zeit in Grundlagenermittlung, Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung oder Objektüberwachung geflossen ist – pro Projekt und pro Mitarbeiter.

Wie funktioniert die Zeiterfassung auf der Baustelle?

Mitarbeiter nutzen die Stampfactory-App auf ihrem Smartphone, um Zeiten direkt auf der Baustelle oder bei Ortsterminen zu erfassen. Die Projektzuordnung erfolgt per Fingertipp, und alle Daten werden automatisch in die Cloud synchronisiert. Nachträgliches Nachtragen im Büro entfällt vollständig.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Ingenieurbüros?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen müssen. Die Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht eine elektronische Erfassungspflicht vor, die ab 2026 schrittweise greift. Ingenieurbüros sind davon nicht ausgenommen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zu Bußgeldern bei fehlender Zeiterfassung .

Wie unterstützt Stampfactory die Nachkalkulation?

Stampfactory liefert detaillierte Auswertungen pro Projekt, Leistungsphase und Mitarbeiter. Sie vergleichen den geplanten Stundenaufwand (Soll) mit den tatsächlich geleisteten Stunden (Ist) und erkennen frühzeitig Budgetüberschreitungen. Die Daten dienen gleichzeitig als Grundlage für realistischere Honorarangebote bei zukünftigen Projekten.

Was kostet Stampfactory für Ingenieurbüros?

Stampfactory bietet flexible Tarife, die sich an der Größe Ihres Büros orientieren. Alle Funktionen – inklusive Projektzeiterfassung, Leistungsphasen-Zuordnung, DATEV-Export und mobile Erfassung – sind bereits im Standardtarif enthalten. Auf unserer Preisseite finden Sie alle Details. Sie können Stampfactory 6 Wochen kostenlos und unverbindlich testen.

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Zeiterfassung Ingenieurbüro – Projektbasiert & effizient

Leistungsphasen nach HOAI erfassen, Projektzeiten sauber zuordnen und Kunden transparent abrechnen – mit Stampfactory. Die Komplettlösung für Ingenieurbüros mit Projektzeiterfassung, mobiler Erfassung für Ortstermine und DATEV-Export.

Beratung für Ingenieurbüros

Herausforderungen bei der Zeiterfassung in Ingenieurbüros

Ingenieurbüros stehen vor besonderen Anforderungen: Projekte durchlaufen verschiedene Leistungsphasen nach HOAI, Mitarbeiter arbeiten parallel an mehreren Aufträgen und Ortstermine auf Baustellen gehören zum Alltag. Klassische Stempeluhren oder Excel-Tabellen stoßen hier schnell an ihre Grenzen – eine projektbasierte Zeiterfassung ist unverzichtbar.

Leistungsphasen nach HOAI zuordnen

Ingenieurbüros arbeiten nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Jede Arbeitsstunde muss einer konkreten Leistungsphase zugeordnet werden können – von der Grundlagenermittlung über die Entwurfsplanung bis zur Objektüberwachung. Ohne saubere Zuordnung ist eine korrekte Honorarabrechnung unmöglich.

Verschiedene Projekte parallel bearbeiten

Ingenieure arbeiten häufig gleichzeitig an mehreren Bauvorhaben und Planungsprojekten. Ohne klare Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten wird die Nachkalkulation zum Ratespiel – und Kapazitätsengpässe werden erst erkannt, wenn es zu spät ist.

Kundenbezogene Abrechnung sicherstellen

Auftraggeber erwarten transparente Stundennachweise – insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen und größeren Bauvorhaben. Jede geleistete Stunde muss dem richtigen Kunden und Projekt zugeordnet sein, um Honorare nachvollziehbar abzurechnen.

Externe Baustellen und Ortstermine

Baustellenbegehungen, Abnahmen und Ortstermine gehören zum Alltag im Ingenieurbüro. Die Zeiterfassung muss auch unterwegs funktionieren – ohne dass Mitarbeiter abends im Büro nachträglich Stunden nachtragen müssen.

Nachkalkulation und Wirtschaftlichkeit

Wie rentabel war ein Projekt wirklich? Ohne belastbare Zeitdaten pro Leistungsphase und Mitarbeiter ist eine fundierte Nachkalkulation unmöglich. Fehlende Daten führen zu falschen Honorarangeboten bei zukünftigen Projekten und gefährden die Wirtschaftlichkeit des Büros.

Die Lösung

So löst Stampfactory die Zeiterfassung in Ingenieurbüros

Leistungsphasen-Zuordnung nach HOAI

Beim Stempeln wählen Mitarbeiter das aktuelle Projekt und die zugehörige Leistungsphase aus. Jede Arbeitsstunde wird automatisch der richtigen Phase zugeordnet – für eine lückenlose Honorardokumentation nach HOAI.

Projektzeiterfassung mit Echtzeitdaten

Alle Projektzeiten werden in Echtzeit erfasst und aggregiert. Sie sehen jederzeit, wie viele Stunden pro Projekt und Leistungsphase bereits angefallen sind – für eine vorausschauende Kapazitätsplanung und frühzeitige Budgetkontrolle.

Mobile Erfassung für Ortstermine

Auf der Baustelle, beim Kundengespräch oder bei der Abnahme: Mit der Stampfactory-App erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten direkt vor Ort – inklusive Projektzuordnung. Alle Daten werden automatisch in die Cloud synchronisiert.

Nachkalkulation pro Projekt

Detaillierte Auswertungen zeigen den tatsächlichen Zeitaufwand pro Projekt, Leistungsphase und Mitarbeiter. Vergleichen Sie Soll- und Ist-Werte, um Honorarangebote für zukünftige Projekte realistisch zu kalkulieren.

Funktionen

Alle Funktionen für Ingenieurbüros im Überblick

Leistungsphasen-Zuordnung

Arbeitszeiten direkt den HOAI-Leistungsphasen zuordnen. Von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung – jede Stunde wird korrekt dokumentiert.

Projektzeiterfassung

Alle Stunden projektbezogen erfassen und auswerten. Ideal für parallele Bauvorhaben und die transparente Kundenabrechnung.

Kundenzuordnung

Jede gebuchte Stunde wird einem Auftraggeber zugeordnet. Stundenberichte pro Kunde ermöglichen eine nachvollziehbare Honorarabrechnung.

Mobile Erfassung

Zeiten auf der Baustelle, bei Ortsterminen oder Abnahmen direkt per App erfassen. Automatische Synchronisation in die Cloud.

DATEV-Export

Stundendaten inklusive Projektzuordnung und Kostenstellen per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen. Ohne manuelle Doppelerfassung.

Nachkalkulation

Soll-Ist-Vergleiche pro Projekt und Leistungsphase. Erkennen Sie frühzeitig Budgetüberschreitungen und kalkulieren Sie zukünftige Projekte realistisch.

Gesetzliche Anforderungen für Ingenieurbüros

Auch Ingenieurbüros unterliegen der Zeiterfassungspflicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen müssen. Die Reform des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sieht eine elektronische Erfassungspflicht vor, die je nach Betriebsgröße ab 2026 schrittweise in Kraft tritt.

Für Ingenieurbüros kommt eine weitere Dimension hinzu: Die projektbezogene Dokumentation der Arbeitszeit ist essenziell für die Nachkalkulation und Honorarabrechnung nach HOAI. Auftraggeber erwarten einen nachvollziehbaren Nachweis über geleistete Stunden – insbesondere bei größeren Bauvorhaben und öffentlichen Ausschreibungen.

Rechtssicher & projektgerecht

Stampfactory dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit manipulationssicher und ordnet jede Stunde dem zugehörigen Projekt und der Leistungsphase zu. Alle Daten werden revisionssicher auf deutschen Servern gespeichert – DSGVO-konform und bereit für jede Betriebsprüfung.

Erfassungsmethoden für Ingenieurbüros

Ingenieurbüros brauchen eine flexible Kombination: Im Büro wird am Rechner geplant und konstruiert, auf der Baustelle oder beim Ortstermin muss die Zeiterfassung mobil funktionieren. Stampfactory bietet genau diese Mischung aus webbasierter und mobiler Erfassung.

Webbrowser im Büro

Im Ingenieurbüro stempeln Mitarbeiter über die Cloud-Oberfläche im Browser ein und aus. Die Projekt- und Leistungsphasen-Zuordnung erfolgt in Echtzeit – ideal für den Planungsalltag am Schreibtisch, ohne zusätzliche Hardware.

Mehr erfahren

Mobile App für Ortstermine

Bei Baustellenbegehungen, Abnahmen und Kundenterminen erfassen Ingenieure ihre Zeiten direkt per App – inklusive Projektzuordnung. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sodass im Büro alles lückenlos dokumentiert ist.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung für Ingenieurbüros

Zeiterfassung für Ihr Ingenieurbüro

Testen Sie Stampfactory 6 Wochen kostenlos – mit Leistungsphasen-Zuordnung, Projektzeiterfassung und DATEV-Export für Ihr Ingenieurbüro.

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